§ So funktioniert Evale · Service im Detail

Drei Schritte zur vorbereiteten Entscheidung.

Evale macht kommende Entscheidungen kontinuierlich sichtbar, prüft, welche davon wirklich zählen, und bereitet die relevanten vollständig vor — mit eurem Unternehmenskontext und Markt-Intelligence zu mehr als 12.000 Anbietern.

~ 3 Stunden Euer Aufwand
~ 2 Wochen Bis zum ersten Brief
Keiner Systemwechsel
Unabhängig Anbieter
01
IMPORT · WOCHE 1

Wir starten mit dem, was schon da ist — ohne Inventarprojekt.

~ 1–2 Wochen Kickoff → Inventar steht

Vielleicht habt ihr schon ein Tool wie LeanIX, USU oder Torii. Vielleicht ist es ein SAP-Export, eine Google-Tabelle oder das Wissen im Kopf einer Person. Das reicht.

Wir nehmen, was da ist — SSO-Logs, Rechnungsexporte, Vertragsdaten — und bauen daraus ein belastbares Inventar. Nicht vollständig auf Anhieb, aber entscheidungsfähig ab Tag eins.

Euer Aufwand: ein Sponsor, ein Export, ein kurzer Call. Den Rest machen wir.

Quellen, die wir auslesen
Verträge, Finanz-Exporte, Lizenz-Tools, SSO-Logs, geteilte Ordner
Was erfasst wird
Anbieter · Kosten · Renewal-Datum · Verantwortlicher · Nutzung — pro Tool
Wo es liegt
In eurem System, wenn ihr eins habt. In einem sauberen Workspace, wenn nicht.
Euer Aufwand
~ 3 Stunden verteilt auf 2 Wochen — Exporte und ein paar kurze Abstimmungen
You have one IF INVENTORY EXISTS
We import, read-only Mapped to the Evale vendor taxonomy against 12,000+ SaaS anbieter. Your system of record stays the source of truth.
LeanIXUSUZipToriiFlexeraServiceNow SAM
You don't IF NO CENTRAL INVENTORY
We build one, best-effort From accounting exports, contract folders, and 4–6 targeted stakeholder interviews. Not exhaustive — decision-ready.
Finance CSVDATEVContracts driveOwner interviews
A
Existing system
B
Built inventory
Same outcome: one decision-ready picture.
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ERKENNEN & PRÜFEN · LAUFEND

Wir machen mögliche Entscheidungen sichtbar — und prüfen, welche wirklich zählen.

Laufend ab Tag eins

Evale verbindet Renewals, Überschneidungen, Nutzung, Vertragsrisiken, Vendor-Veränderungen und strategische Initiativen mit eurem Portfolio.

Nicht jedes Signal wird zum Projekt. Wir prüfen Relevanz, Zeitfenster, mögliche Auswirkungen und fehlenden internen Kontext — so seht ihr früh, welche drei bis fünf Entscheidungen wirklich Aufmerksamkeit brauchen und was passiert, wenn ihr wartet.

Das Ergebnis ist keine Liste mit 200 Tools. Sondern pro Thema eine klare Einordnung: beobachten, verwerfen oder für ein Briefing vorbereiten.

Auslöser
Renewals, Überschneidungen, Nutzung, Vertragsrisiken, Vendor-Veränderungen, strategische Initiativen
Prüfung
Relevanz fürs Unternehmen, reales Zeitfenster, mögliche Auswirkungen, fehlender interner Kontext
Ergebnis
Beobachten · Verwerfen · Für ein Briefing vorbereiten
Rhythmus
Kontinuierlich; sofortiger Hinweis bei kritischen Fristen wie automatischer Verlängerung
APRMAYJUNJULAUGSEP
LEVERAGE · 60d
RENEW
Atlassian · Jira + Confluence 21d BRIEFING
Salesforce · Sales Cloud 47d QUEUED
Okta Workforce 62d QUEUED
Databricks 89d WATCH
Figma & Miro · overlap CONSOLIDATE
03
DECISION BRIEF · ~10 ARBEITSTAGE

Ein fester Analyst verantwortet das Briefing. Ihr prüft es gemeinsam und entscheidet.

~ 10 Tage pro Brief

Evale verbindet AI-native Research mit eurem Unternehmenskontext. Jede Empfehlung ist mit Quellen belegt, unabhängig geprüft und wird von einem festen Analysten persönlich verantwortet — kein generischer Report, keine Blackbox.

Jedes Briefing folgt derselben Struktur: Situation, Analyse, zwei bis drei Optionen mit Trade-offs, klare Empfehlung und nächste Schritte. Alles, was ihr braucht, um in 30 Minuten zu entscheiden.

Ergebnis
14-Seiten-PDF · namentlich verantwortet · exportierbare Quelldaten
Kernbestandteile
Empfehlung · realistische Wege · Alternativen · Abhängigkeiten · Risiken · nächste Schritte
Decision Review
30-Min-Call mit dem Analysten und euren Entscheidern. Auf Wunsch aufgezeichnet.
Wenn ihr anderer Meinung seid
Wir überarbeiten die Empfehlung. Das Briefing bereitet die Entscheidung vor — es trifft sie nicht.
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14
§ 01 RecommendationStance + headline rationale STANCE
§ 02 Three scored pathsRenew · Renegotiate · Replace OPTIONS
§ 03 Negotiation playbookConcrete asks, with walk-away lines PLAYBOOK
§ 04 Peer IQR benchmarkWhat comparable teams actually pay BENCH
§ 05 Alternatives scanWho else does this, with switch cost MARKET
§ 06 Vendor & contract riskTraps, dependencies, financial health RISK
§ 07 Appendix & sourcesEvery number, traced SOURCES
§ 04 — Ablauf

So läuft der Decision Pilot ab.

Erster Brief nach rund zwei Wochen. Drei vorbereitete Entscheidungen und ein Portfolio-Review innerhalb von etwa sechs Wochen — euer Aufwand bleibt unter 10 Stunden. Danach läuft der Decision Radar kontinuierlich weiter.

WOCHE 1

Kickoff & Prioritäten

Eine 90-Minuten-Session klärt Scope, Prioritäten und Zugänge. Parallel starten Import und Aufbau des Inventars, der Decision Radar zeigt erste Prioritäten.

  • Stack-Owner-Intro
  • Zugänge & Exporte definiert
  • Erste Prioritäten identifiziert
Eure Seite · ~ 90 min
WOCHE 2

Inventar live & Brief #1

Inventar validiert, Radar befüllt — und das erste Decision Brief zur zeitkritischsten Entscheidung liegt vor.

  • Inventar validiert · Radar live
  • 14-Seiten-PDF
  • Decision Review mit dem Analysten
Eure Seite · 30 min Review
WOCHE 4

Brief #2 geliefert

Zweite Entscheidung vorbereitet — oft eine Konsolidierung, Überschneidung oder Plattformfrage.

  • Cross-Tool-Analyse
  • Optionen mit Trade-offs
  • Empfehlung + nächste Schritte
Eure Seite · 30 min Review
WOCHE 6

Brief #3 + Portfolio-Review

Drittes Brief geliefert, dann gemeinsamer Portfolio-Review. Pilot-Übergabe oder kontinuierliche Begleitung.

  • Drittes Decision Brief
  • Portfolio-Überblick
  • Go / No-Go für laufende Begleitung
Eure Seite · 60 min Portfolio-Review
§ 05 — Verantwortlichkeiten

Wir bereiten vor. Ihr entscheidet. Keiner macht den Job des anderen.

ROLLEN / 01
Evale — das Analystenteam BEREITET VOR

Übernimmt die Vorbereitung

  • Verbindet Portfolio-, Vertrags- und Vendor-Kontext — und hält ihn laufend aktuell

  • Macht mögliche Entscheidungen sichtbar und prüft, welche wirklich zählen

  • Recherchiert Optionen, Risiken und Abhängigkeiten — mit Evidenz, nicht Meinung

  • Erstellt und überprüft Decision Briefs mit Empfehlung und nächsten Schritten

  • Pflegt Radar und Entscheidungsverlauf, damit nichts veraltet

  • Sagt euch ehrlich, wenn eine Entscheidung keinen Handlungsbedarf hat

Euer Team — die Entscheider ENTSCHEIDET

Trifft die Entscheidung

  • Setzt Scope und Prioritäten — welche Entscheidungen vorbereitet werden

  • Gibt Lesezugang zu den Inventar-Quellen und validiert Lücken

  • Nimmt an den Reviews teil — 30 Min. pro Briefing, Aufzeichnung optional

  • Führt das Anbieter-Gespräch — wir verhandeln nicht in eurem Namen

  • Zeichnet die Entscheidung ab — das Briefing bereitet vor, es entscheidet nicht

  • Widerspricht der Empfehlung, wenn ihr anderer Meinung seid. Genau dafür ist sie da.

§ 06 — Loslegen

Zwei Wege rein. Beide starten mit einem 20-Minuten-Gespräch.

Bringt zwei bis drei anstehende Renewals, Überschneidungen oder Plattformfragen mit. Wir zeigen euch, wo bereits eine Entscheidung entsteht, wann die Vorbereitung beginnen sollte und wie ein Decision Brief dafür aussähe. Keine Verpflichtung. Kein Slide-Deck.